Įmonėse šie klausimai sprendžiami individualiai. Vienose įmonėse paprasčiausiai „įjungiamas“ mėgėjiškas visa apimantis taupymo mechanizmas (kai tiesiog aklai taupoma absoliučiai viskam) – toks variantas pasiteisina tik kartais, tačiau dažniausiai jis nesėkmingas, nes ilgainiui labai neigiamai paveikia visą įmonės veiklos efektyvumą. Kitose įmonėse minėti klausimai sprendžiami profesionaliai, tinkamai sutvarkant įmonės vadybos sistemą, apimančią racionalų atsakomybės už vykdomą veiklą ir jos rezultatų paskirstymą, ir įvedant kokybišką motyvavimo sistemą. Tačiau jeigu su produktų kaštais dauguma įmonių tvarkosi daugiau ar mažiau sėkmingai, tai struktūrinių kaštų (kurių dauguma nesusiję su produktais) optimizavimo klausimas yra problemiškas daugeliui įmonių. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius dalykus, žinotinus sprendžiant tokį klausimą įmonėje.
Paprastai įmonėse pagrindinė išlaidų dalis tenka produkcijai gaminti, paslaugoms teikti, trečiųjų asmenų pagamintoms prekėms pirkti (siekiant jas perparduoti) ir visoms šioms prekėms parduoti. Šioms veikloms skirtos išlaidos būna labai skirtingos ir su tam tikromis prekėmis (produkcija, paslaugomis) būna susijusios įvairiais ryšiais – dalis tokių kaštų absoliučiai tiesiogiai tenka tam tikroms prekėms pagaminti ar parduoti, o dalis kaštų tik sudaro prielaidas gamybos ar pardavimų procesui vykti, bet nėra tiesiogiai susiję su kuriais nors produktais.
Pirmojo tipo išlaidos gali būti optimizuojamos santykinai lengviausiai, nes visuomet galima gana pagrįstai apskaičiuoti, kiek ir kokių žaliavų bei medžiagų, darbo užmokesčio ir kitokių išlaidų turi būti padaryta, kad būtų pagamintas tam tikras kurios nors produkcijos kiekis, suteiktos tam tikros paslaugos ar nupirktos prekės, skirtos perparduoti.
Sprendžiant tokių kaštų optimizavimo (iš daromų kaštų pasiekiama maksimali nauda ir atsisakoma nenaudingų kaštų) klausimą, ieškoma galimybių kuo pigiau įsigyti gamybos veiklai reikalingų išteklių: rasti kuo pigiau gamybai reikalingas žaliavas tiekiantį tiekėją, pigiau pasamdyti reikiamos kvalifikacijos darbuotojus, įsigyti gamybos įrengimų ir t. t.
Be abejo, sprendžiant šiuos klausimus reikia vadovų ir vadybininkų pastangų, tačiau dažniausiai jie bent jau pakankamai gerai žino, ką ir kaip reikia daryti. Gerokai sudėtingesnis kelias, optimizuojant gamybos ir pardavimų kaštus, – produktų gamybos (atitinkamai ir jų pardavimų) organizavimo bei naudojamų technologijų tobulinimas, dėl kurių pasiekiamas didesnis vykdomos veiklos efektyvumas: su tais pačiais kaštais gaunama didesnė nauda, nei iki tol. Šiuos gamybos ir pardavimų veiklos kaštų optimizavimo klausimus turi spręsti už minėtas veiklas atsakingi vadovai. Be abejo, minėtu būdu optimizuoti pardavimų kaštus gerokai sudėtingiau, nei gamybos kaštus, kadangi prekių pardavimų apimtys priklauso ne tik nuo to, kaip bus organizuojama ir vykdoma ši veikla, bet ir nuo tų prekių paklausos rinkoje bei konkurentų veiksmų.
Kalbant apie veikloje daromų kaštų optimizavimą, veikia paprastas principas – kuo labiau kaštai susiję su tam tikrais produktais (jų gamyba ar pardavimu), tuo paprasčiau rasti būdų, kaip tuos kaštus sumažinti, suprantama, nepabloginant produktų kokybės. Ir priešingai – kuo mažiau kaštai susiję su tam tikrais produktais (pavyzdžiui, gamybos ar pardavimų veiklos vadybos ir kiti panašūs netiesioginiai produktų atžvilgiu kaštai), tuo sudėtingiau rasti galimybių optimizuoti šiuos kaštus. Mažiausiai su įmonės veiklos galutiniu rezultatu (tam tikrų produktų pagaminimu ir jų pardavimu) susiję įmonės bei jos padalinių veiklos administravimo ir kiti bendrieji kaštai, kurie reikalingi ne konkretiems produktams pagaminti ar jiems parduoti, bet tam tikroms bendroms įmonės ar jos padalinių mastu funkcijoms atlikti. Įmonės veikloje daromų bendrųjų kaštų dydžio pagrįstumo įvertinimas yra problemiškas, nes tokio pobūdžio kaštai neturi jokio tiesioginio ryšio su produktais, o kartais net ir su jų gamybos ar pardavimų procesais.
Tokiems kaštams priklauso gamybinės veiklos vadybos ir kiti bendrieji gamybos kaštai, nesusiję su tam tikrų produktų gamyba, prekybinės veiklos vadybos ir kiti bendrieji prekybos kaštai, nesusiję su tam tikrų prekių pardavimu, ir galiausiai – įmonės bendrąsias ir administracines funkcijas vykdančių padalinių (įmonės vadybos personalo, buhalterijos, juridinio skyriaus ir kitų bendrųjų skyrių) veiklos kaštai. Minėtų kaštų dydžiui nežymią įtaką daro ir produktų gamybos bei pardavimų apimčių pokyčiai. Tokio pobūdžio kaštų sumos įmonei dažnai esti reikšmingos, todėl jų optimizavimo klausimas yra daugiau ar mažiau svarbus kiekvienos įmonės vadovui. Tačiau neatsižvelgiant į kaštų pobūdį, įmonės vadovo užduotis – pasirūpinti, kad įmonėje apskritai būtų paskirti konkretūs pareigūnai, kurie rūpintųsi įmonės veikloje daromų kaštų optimizavimu ir už pasiektus rezultatus būtų atitinkamai motyvuojami.
- Pirmoji užduotis įmonės vadovui, siekiant optimizuoti įmonės veikloje daromus kaštus, – įgyvendinti, kad absoliučiai visus įmonėje daromus kaštus prižiūrėtų už atitinkamas veiklas (kuriose tie kaštai daromi) atsakingi vadovai bei vadybininkai. Kitaip tariant, įmonėje negali likti jokių neprižiūrėtų kaštų, už kuriuos nebūtų atsakingas konkretus darbuotojas.
- Antroji užduotis, įgyvendinant minėtą tikslą, – vadybos ir kaštų apskaitos priemonėmis pasiekti, kad būtų visiškai aišku, kokios išlaidos įmonėje, kokiu konkrečiu tikslu yra daromos, kam konkrečiai jos reikalingos, kas yra jų (tiksliau – šias išlaidas skatinančių darbų) užsakovas ir kas gali jas pagrįstai įvertinti (pavyzdžiui, priimdamas užsakytus darbus, kurių metu tokios išlaidos padarytos).
Įdiegus tokią sistemą, tikrų bendrųjų kaštų, už kuriuos atsakingi aukščiausi vadovai, įmonėje labai sumažėtų, nes absoliučiai didžioji visų įmonės veikloje daromų kaštų dalis būtų tiesiogiai priskiriama tam tikriems darbams, produktams, padaliniams ar kitiems vadybos objektams, taip pakankamai racionaliai įvertinant daromų kaštų dydžio pagrįstumą ir jų naudą.
Tokiu atveju būtina kuo tiksliau nustatyti kiekvieno įmonės padalinio vykdomos veiklos tikslus ir rezultatus, geriausia, išreiškiant juos kiekybine išraiška, kad būtų galima kuo tiksliau įvertinti. Tai, be abejo, reikia padaryti ne tik produktus gaminančiuose bei juos parduodančiuose padaliniuose, bet ir įvairias pagalbines bei bendrąsias funkcijas vykdančiuose padaliniuose. Šie dalykai įgyvendinami įmonėse suformuojant tam tikrus atsakomybės centrus, kurie būtų atsakingi už atitinkamą jiems pavestą veiklą, joje daromus kaštus (taip pat ir jų optimizavimą) bei vykdomos veiklos rezultatus (pagamintų ar parduotų produktų kiekius, atliktus tam tikrus darbus ir kt.).
Įgyvendinant aptariamą sistemą, būtina pasiekti, kad kiekvieno atsakomybės centro vykdomos veiklos kaštai būtų priskiriami tiems objektams (padaliniams, produktams, projektams ir kt.), kuriuos tas centras aptarnauja. Tokį išlaidų priskyrimą aptarnaujamiems objektams turi atlikti patys atitinkamo atsakomybės centro darbuotojai, atlikdami jiems pavestus darbus.
Toliau pateiktoje schemoje iliustruojama įmonės padalinių daromų išlaidų priskyrimo aptarnaujamiems objektams (vykdomiems projektams ar kitiems padaliniams) esmė. Projektai/padaliniai Padaliniai Projektams (PR)/padaliniams (P) priskirti kaštai (Eur) Nepriskirti kaštai (Eur) Iš viso (Eur) PR1 PR2 P4 Padalinių (P) kaštai (Eur) P1 7000 3000 4000 2000 16 000 P2 4000 3500 2500 1000 11 000 P3 2000 4500 1500 1000 9000 Iš viso (Eur) 13 000 11 000 8000 4000 36 000 Minėtas kaštų priskyrimas įgyvendinamas darbuotojams už savo atliktus darbus ir juos darant patirtas išlaidas tų darbų užsakovams išrašant vidines sąskaitas. Kad padaliniai ir jų darbuotojai nebūtų užversti popieriaus kalnais, be abejo, tokių dokumentų išrašymas ir jų perdavimas gavėjams įmonėje turi būti kompiuterizuotas.
Atliktų darbų užsakovai (darbų priėmėjai) turi prisiimti jiems priskirtus kaštus už atliktus darbus, o prisiimdami jiems priskirtus kaštus jie turi įvertinti tų kaštų pagrįstumą. Bene svarbiausias kaštų optimizavimo momentas – visi reikalingi kaštai turi būti numatyti padalinių ir vykdomų projektų biudžetuose, o darbų užsakovai (padalinių ar projektų vadovai) motyvuojami neprisiimti iš kitų padalinių daugiau kaštų, nei jiems iš tikrųjų reikalinga.
Įgyvendinus tokią sistemą visų įmonėje vykdomų veiklų kaštai žingsnis po žingsnio išgryninami ir optimizuojami, atsisakant nereikalingų darbų (taip sutaupant jų kaštus) bei racionalizuojant iki tol neefektyviai atliekamus darbus. Kuomet padaliniai ir kiti atsakomybės centrai priskiria savo kaštus aptarnaujamiems objektams (projektams, produktams ar kitiems padaliniams), priskirtų kaštų dydį pagrįsti nėra sudėtinga, nes juos galima pakankamai pagrįstai palyginti su atliktų tam tikrų darbų apimtimi ir kokybe.
Sudėtinga tinkamai įvertinti tokias išlaidas, kurias darydami įmonės darbuotojai negali identifikuoti konkretaus jų atliekamų darbų rezultato gavėjo – tam tikro padalinio ar įmonės vykdomo projekto (iš pateiktos schemos matyti, kad dalies kaštų padaliniai vis dėlto negali tiesiogiai priskirti aptarnautiems projektams ar kitiems padaliniams). Tai būna arba išlaidos, skirtos pačiam jas darančiam padaliniui (pavyzdžiui, to padalinio vadybos išlaidos), arba visai įmonės veiklai skirtos išlaidos (pavyzdžiui, finansinių ir mokestinių ataskaitų parengimo išlaidos). Tokių jokiam konkrečiam vartotojui įmonėje nepriskirtinų kaštų pagrįstumą neretai sunku įvertinti, nes jų (ir atitinkamų darbų, kurių metu šios išlaidos daromos) niekas, be įmonės vadovo, atsakingo už visą įmonės veiklą, nepriima.
Taigi tokių bendrųjų kaštų optimizavimu ir turi užsiimti aukščiausi įmonės vadovai, galintys daryti įtaką visiems bendriesiems kaštams, nes tik jų valioje samdyti ar nesamdyti tam tikrus darbuotojus, reikalauti iš jų atlikti tam tikrus darbus ir skirti jiems atlyginimą. Tačiau įgyvendinus prieš tai aptartą sistemą, kai absoliučią daugumą įmonės veikloje daromų kaštų priima ir jų pagrįstumą vertina įmonės vadovo paskirti pareigūnai (padalinių bei kitų atsakomybės centrų vadovai), aukščiausiam vadovui lieka ne tiek jau daug darbo. Na, o tų tikrų bendrųjų kaštų, už kuriuos atsakingas įmonės vadovas, optimizavimo kelias iš esmės turi būti toks – revizuojami visi (net patys smulkiausi) bendrųjų kaštų darymą skatinantys darbai, vertinant, kokiu tikslu jie atliekami, ar jie būtini, ar ne, kokią naudą jie duoda bei apskaičiuojant, kokie tų darbų atlikimo kaštai. Tam tikslui vadybos ir kaštų apskaitoje naudojami specialūs metodai, kuriuos gerai išmano šioje srityje dirbantys specialistai.